6 náležitostí faktúry živnostníka, ktoré treba mať v poriadku

Prvá faktúra začínajúceho živnostníka býva zároveň prvým stretnutím s reálnymi nárokmi na papierovanie. Odberateľ ju môže vrátiť, ak v nej chýba údaj alebo je chybný, a platba sa tým oneskorí. Nižšie je šesť vecí, ktoré by mala obsahovať každá faktúra, od základnej identifikácie až po platobné údaje. Konkrétne požiadavky závisia od toho, či ste platiteľom DPH a komu fakturujete, preto ich pred prvým vystavením overte na stránke Finančnej správy SR alebo u účtovníka.

1. Kto faktúru vystavuje

Základom je obchodné meno alebo meno a priezvisko, adresa a identifikačné číslo organizácie. Živnostník uvedie údaje z živnostenského listu, nie z občianskeho preukazu. Ak sa adresa prevádzky líši od adresy sídla, uveďte tú, ktorá je zapísaná v registri.

K údajom patrí aj daňové identifikačné číslo. Platiteľ DPH uvádza aj identifikačné číslo pre DPH. Neplatiteľ DPH sa na faktúre zvyčajne vyznačuje poznámkou o tom, že nie je platiteľom.

Zmeny v údajoch hlásite včas a nové faktúry vystavujte už s novými údajmi. Stará adresa na faktúre vyvoláva zbytočné otázky odberateľa.

2. Komu je faktúra určená

Odberateľ musí byť identifikovaný presne tak, ako je zapísaný v obchodnom alebo inom registri. Pomýlené meno či chýbajúce identifikačné číslo sú najčastejším dôvodom vrátenia. Ak fakturujete firme, vyžiadajte si údaje od nej a nekopírujte ich z webu.

Pri zahraničnom odberateľovi pribudajú ďalšie údaje, najmä daňové identifikačné číslo a krajina. Pravidlá pre DPH pri cezhraničných službách sa líšia, preto sa pred prvou faktúrou poraďte.

Ak fakturujete občanovi, nie podnikateľovi, uvedie sa meno a adresa. Identifikačné číslo si v tomto prípade nevyžadujte.

3. Číslo faktúry a variabilný symbol

Každá faktúra musí mať jedinečné číslo. Najjednoduchšie je číslovať ju ročníkom a poradím, napríklad rok a trojciferné poradové číslo. Raz zvolený systém nemeňte uprostred roka.

Variabilný symbol zvyčajne zodpovedá číslu faktúry. Pomôže odberateľovi priradiť platbu a vám prehľadnejšie párovať príjmy. Pri súhrnných faktúrach uveďte jeden variabilný symbol pre celú sumu.

Opravné doklady a dobropisy majú vlastnú číselnú radu alebo jasné odkazy na pôvodnú faktúru. Číslo nikdy nepoužite dvakrát.

4. Dátumy, ktoré treba rozlíšiť

Na faktúre sa rozlišuje viac dátumov a ľahko sa pomýlia. Každý má iný význam a iné dôsledky.

Dátum	Čo označuje
Dátum vystavenia	deň, kedy faktúru vyhotovíte
Dátum dodania	deň, kedy ste službu poskytli alebo tovar odovzdali
Dátum splatnosti	deň, do ktorého má odberateľ zaplatiť

Dátum dodania nemusí zodpovedať dňu vystavenia. Pri službách vykonávaných dlhšie sa uvádza čas poskytnutia. Splatnosť si dohodnite v zmluve alebo objednávke.

5. Čo presne fakturujete

Popis plnenia má byť konkrétny. Namiesto všeobecného slova služby napíšte, čo ste urobili, napríklad vypracovanie grafického návrhu alebo preklad dokumentu. Ku každej položke patrí množstvo, jednotková cena a súčet.

Ak pracujete na hodiny, uveďte počet hodín a sadzbu. Odberateľ tak ľahšie schváli sumu a nebude žiadať doplnenie. Pri väčších zákazkách je dobré priložiť rozpis ako prílohu.

Zľavy, zálohy a už uhradené sumy uveďte samostatným riadkom. Výsledná suma na úhradu musí byť na faktúre jasne vyčíslená.

6. Ako a kam zaplatiť

Platobné údaje patria na viditeľné miesto. Uveďte číslo účtu v tvare IBAN, prípadne aj kód banky, a variabilný symbol. Preklep v čísle účtu sa potom dá objaviť skôr, než platba odíde nesprávnym smerom.

Pri platbách zo zahraničia pridajte aj kód BIC. Spôsob úhrady uveďte vtedy, keď ide o inú formu než bankový prevod. Hotovostné platby majú v praxi vlastné obmedzenia, overte si ich aktuálne limity.

Faktúru podpisovať nemusíte, ale odošlite ju spôsobom, ktorý viete preukázať, napríklad e-mailom s potvrdením doručenia. Kópiu archivujte po dobu, ktorú predpisujú účtovné a daňové predpisy.

Zdroje

• Finančná správa Slovenskej republiky
• Ministerstvo financií SR